Wydawnictwo eMPi2 - Sklep internetowy
Szukaj:     
Wyszukiwanie zaawansowane
Strona główna
O Wydawnictwie
Nowości
Kontakt
E-mail:   Hasło:   
Koszyk W koszyku: 0 szt. na kwotę: 0,00 zł
  Strona główna » Zasady redagowania pism Utwórz konto  |  Zaloguj  
Nasz sklep internetowy korzysta z plików cookies. Więcej o celu ich używania w Polityce cookies. Będąc na stronie wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki internetowej
Nasza oferta
Informacje
Pobierz/ Zobacz/ Posłuchaj
multimedia on-line
Wydawnictwo eMPi2 na Facebook
Pobierz/ Zobacz/ Posłuchaj
Zasady redagowania pism  

Fragment pochodzi z podręcznika dla technikum Technika biurowa




6.2. Zasady redagowania pism

Praktyka administracyjna wypracowała różne zasady redagowania pism. Ich stosowanie pozwala uniknąć błędów. Do podstawowych reguł, których należy przestrzegać, należą:


– przejrzystość,
kompletność,
sugestywność,
zwięzłość,
uprzejmość,
zrozumiałość,
używanie skrótów,
jedna sprawa jedno pismo,
wyróżnianie fragmentów,
zwracanie się do adresata.
 

Przejrzystość - pismo powinno być przejrzyste graficznie. W tym celu należy stosować odpowiedni układ graficzny pisma i odpowiedni układ jego treści.

Kompletność - pismo powinno być kompletne, czyli zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia danej sprawy. Brak nawet drobnej informacji powoduje nieraz konieczność dodatkowej korespondencji, co wpływa na wydłużenie czasu załatwienia sprawy i tym samym obniża wydajność pracownika administracyjno-biurowego.

Sugestywność - pismo powinno sugerować odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, czyli powinno zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu.

Zwięzłość -pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły. Nie należy stosować rozwlekłych opisów, porównań oraz zbędnych słów. Tego rodzaju zabiegi dopuszczalne są w korespondencji prywatnej, ale nie urzędowej.

   Uprzejmość - pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie i w tym celu:

          1) należy używać zwrotów grzecznościowych, ale bez przesady, gdyż ich nadmiar razi:

– w polu adresata, pisząc do osoby fizycznej, można użyć takich zwrotów grzecznościowych, jak: Szanowna Pani, Szanowny Pan,

– przed rozpoczęciem treści pisma, jeśli ma ono charakter listu, należy użyć zwrotów grzecznościowych typu: Szanowna Pani Prezes, Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowni Państwo, Szanowna Pani, Szanowny Panie,

– w treści pisma można używać zwrotów w rodzaju: zwracamy się z uprzejmą prośbą, uprzejmie prosimy, serdecznie zapraszamy itp.,

   – w zakończeniu pisma dobrze jest użyć zwrotów pożegnalnych, np.: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku,
   2) w żadnym wypadku nie należy używać słów obraźliwych i pogróżek, nawet jeśli sytuacja jest krytyczna; dozwolone jest natomiast używanie sformułowań kategorycznych oraz gróźb legalnych, czyli takich, w których nadawca odwołuje się do umów i obowiązujących przepisów, mówiących o konsekwencjach nieprawidłowego postępowania, np.:

    W wypadku nieuregulowania zaległości czynszowych w terminie do dnia 15 czerwca 2006 roku, zgodnie z § 31, ust. 9 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej, rozwiążemy z Panią umowę najmu lokalu użytkowego ze skutkiem natychmiastowym.

Zrozumiałość - pismo musi być zrozumiałe dla adresata. Należy unikać wyrazów obcojęzycznych, jeśli znane są ich odpowiedniki w języku polskim. Nie należy też stosować terminów fachowych, jeśli adresat może ich nie znać. 

Używanie skrótów - w piśmie dozwolone jest stosowanie powszechnie używanych skrótów. Niedozwolone jest natomiast używanie skrótów myślowych lub też skrótów znanych i stosowanych we własnym kręgu, gdyż mogą wtedy wystąpić nieporozumienia wynikające z niewłaściwego odczytania treści. Nie należy też skracać zwrotów grzecznościowych ani nazwy firmy. Wyróżnia się kilka grup skrótów, których używanie jest dozwolone w korespondencji biurowej. Zalicza się do nich skróty:

– powtarzających się często wyrazów potocznych, np.:

szt.  - sztuk,
ul.    - ulica,
poz.
 - pozycja,

– tytułów zawodowych oraz tytułów i stopni naukowych, np.:

prof. - profesor,
mgr  - magister,
inż.  - inżynier,
dr     - doktor,
gen. - generał,

– miar i nazw jednostek metrycznych (skróty te pisze się zawsze bez kropki), np.:

m  - metr,
t    - tona,
cm - centymetr,
kg  - kilogram,
km - kilometr,
g    - gram,

– tworzone od polskich połączeń wielowyrazowych, jeśli kolejne wyrazy rozpoczynają się spółgłoską, np.:

np.  - na przykład,
itd.  - i tak dalej,
cdn. - ciąg dalszy nastąpi,
tzn. - to znaczy,
ww. - wyżej wymienione,
jw.  - jak wyżej,
tj.   - to jest

W korespondencji biurowej, oprócz skrótów, dopuszczalne jest też używanie skrótowców. Skrótowce są to wyrazy powstałe z pierwszych liter lub sylab wyrazów tworzących nazwę własną, np.:

PKO - Powszechna Kasa Oszczędności,
NBP - Narodowy Bank Polski,
ZUS - Zakład Ubezpieczeń Społecznych,
PZU - Powszechny Zakład Ubezpieczeń,
LO   - Liceum Ogólnokształcące.

Częstym błędem popełnianym przy pisaniu skrótów jest niewłaściwe stosowanie kropki. Kropkę w skrótach stawia się wówczas, gdy skrót jest utworzony z początkowych liter wyrazu skracanego, czyli powstaje przez odrzucenie końcowej części wyrazu, np. prof., inż., gen., red. Nie należy natomiast jej stawiać, gdy ostatnia litera skrótu to ostatnia litera skracanego wyrazu, np.: dr, mgr, wg. Po skrótach takich jak dr czy mgr odnoszących się do mężczyzn stawia się kropkę, gdy skrót używany jest w innym przypadku niż mianownik, np. dr. Kowalskiego. W odniesieniu do kobiet skrót pozostaje bez kropki we wszystkich przypadkach, np. dr Kowalskiej. Należy też unikać pisania skrótów i skrótowców z myślnikiem (-) czy ukośnikiem (/), gdyż jest to błąd, np. w/w, j/w. Niewłaściwe jest również pozorne skracanie wyrazów typu wiceprezes na v-ce prezes. Jest to skrót pozorny, gdyż liczba znaków jest w obu przypadkach taka sama. Jednocześnie w tym skrócie w sposób całkowicie nieuzasadniony literę w zastąpiono literą v

Jedna sprawa jedno pismo – pismo powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Jeśli nadawca chce przekazać adresatowi więcej spraw, powinien sformułować je w odrębnych pismach, a następnie włożyć do jednej koperty. Takie postępowanie ułatwia adresatowi rozdzielenie spraw do załatwienia między pracowników i tym samym skraca czas ich załatwienia.

Wyróżnianie fragmentów szczególnie ważne części pisma powinny być wyróżnione. Do najczęściej używanych sposobów wyróżniania fragmentów pisma należą:

– tłusty druk,

kursywa,

r o z s t r z e l o n y  d r u k,

podkreślenie,

WIELKIE LITERY,

zastosowanie innego koloru,

podkreślenie słowne, np.: Najważniejszym w sprawie jest to, aby..., Głównie należy zwrócić uwagę na fakt...,

wypunktowanie najważniejszych spraw,

wyśrodkowanie najważniejszych fragmentów pisma,

zdefiniowanie zastosowanych pojęć,

. 

Zwracanie się do adresata - w korespondencji do jednostek organizacyjnych (przedsiębiorstw, urzędów, instytucji, firm), zwracając się do adresata, używa się sformułowań: Wy, Wasz, Wam itp., np.: 

Odpowiadając na Wasze pismo...
Uprzejmie informujemy Was, że...
Zapraszamy Waszego przedstawiciela...
Nawiązując do rozmowy telefonicznej, przeprowadzonej z Waszym pracownikiem

W korespondencji do osób fizycznych używa się natomiast sformułowań Pani, Pan, Państwo, np.:

Odpowiadając na Pana pismo z dnia...
Zapraszamy Panią na posiedzenie komisji, które odbędzie się ...
Zwracamy się do Pana z...

Zwroty: Wy, Wam, Wasze, Pan, Pani pisze się zawsze wielką literą, aby w ten sposób okazać szacunek adresatowi. Jednocześnie, jeśli nadawcą pisma jest jednostka organizacyjna (firma), to o sobie w tym piśmie nadawca zawsze pisze w formie my, np. zapraszamy, informujemy, prosimy, zawiadamiamy itp. Należy przy tym zwrócić uwagę, iż o sobie nadawca pisze zawsze małą literą, np.:

W związku z pobytem naszego pracownika w w Waszym przedsiębiorstwie...
Proponujemy, aby dostawa zamówionych towarów odbywała się na nasz koszt i ryzyko.

Dalej
Koszyk
... jest pusty
Korzyści z zakupu
• od 10 egz. dostawa gratis
 
 
• od 20 egz. lub 20 kompletów
  dodatkowo 10% rabatu
 
 
• podręcznik i zeszyt ćw. tańsze
  w komplecie o 10%
ZAPOWIEDŹ NA MAJ!
871237 wywołań od 08 październik 2010